U onderneemt. Octi regelt de rest.
Een extra collega voor het werk dat elke week terugkomt: mails sorteren, offertes opvolgen, werkbonnen maken. Ik bouw het op maat van hoe u nu werkt en koppel de programma's die u al gebruikt, met AI waar het helpt. Zo houdt uw team tijd over voor klanten en vakwerk.
Achter Octi zit Faber Huyse. U werkt rechtstreeks met mij, van het eerste gesprek tot de opvolging.
Herkenbaar?
- Elke week dezelfde mails, offertes en werkbonnen, met de hand.
- Informatie zit verspreid over de mailbox, Excel en het boekhoudpakket.
- Programma's die niet samenwerken, dus wordt er overgetypt.
- Een AI-abonnement dat niemand echt gebruikt.
- Er verandert zoveel. Wat is relevant voor ons?
Wat Octi kan overnemen
Drie taken die in veel kmo's elke week terugkomen. Zo ziet het eruit als ze vanzelf lopen.
Een mailbox die zichzelf sorteert
- Nu
- Alle mails komen op info@ binnen. Iemand moet ze elke dag lezen, doorsturen en beantwoorden.
- Wat er gebeurt
- Elke mail wordt gelezen, gelabeld en naar de juiste persoon gestuurd. Voor eenvoudige vragen staat een antwoord klaar, dat u naleest voor het vertrekt.
- Resultaat
- Wat dringend is, valt meteen op. Niemand moet nog sorteren.
5 mails gesorteerd. 2 antwoorden staan klaar om na te lezen.
Van spraakbericht naar werkbon
- Nu
- De technieker typt 's avonds zijn rapporten, of de werkbon blijft liggen tot iemand op kantoor hem uittypt.
- Wat er gebeurt
- Na de interventie spreekt hij een bericht in vanuit de bestelwagen. Daar komt een werkbon met factuurregels uit, en wat opgevolgd moet worden, komt bij de juiste collega.
- Resultaat
- De werkbon is klaar om te factureren voor de technieker thuis is.
"Ketel nagekeken bij familie Janssens in Mortsel. Drukventiel vervangen, systeem bijgevuld en ontlucht. Anderhalf uur gewerkt. Ze vragen ook een offerte voor een nieuwe thermostaat."
| Arbeid, 1,5 uur | € 82,50 |
| Drukventiel 3 bar | € 24,90 |
| Verplaatsing | € 35,00 |
| Totaal excl. btw | € 142,40 |
Offerte voor een nieuwe thermostaat toegevoegd aan de taken van Sarah.
Het maandagoverzicht
- Nu
- Om te weten hoe het ervoor staat, opent de zaakvoerder de boekhouding, de offertes en de planning, een voor een.
- Wat er gebeurt
- Elke maandagochtend komt één mail met wat hij moet weten, samengebracht uit die drie.
- Resultaat
- De week begint met een overzicht in plaats van met zoeken.
3 facturen zijn vervallen, samen € 4.115. De oudste staat al 34 dagen open.
Badkamer Claes (€ 12.800) en het onderhoudscontract van VME Residentie Zuid (€ 3.400) wachten al meer dan 10 dagen.
23 interventies gepland. Kevin heeft dinsdag drie adressen, Ruben is woensdag nog vrij.
Zal ik de herinneringen voor de vervallen facturen klaarzetten?
Ter illustratie: het bedrijf en de gegevens in deze voorbeelden zijn fictief.
Eén assistent die uw bedrijf kent
Vraag het zoals aan een collega. De assistent zoekt het op in uw mails, agenda, documenten, projecten en cijfers, vat het samen of zet het klaar.
- Wat moet ik vandaag weten uit de mailbox?
- Wanneer heb ik volgende week een uur vrij voor Klant B?
- Welke klanten bestellen minder dan vorig jaar?
Wie nieuw begint, kan er meteen alles aan vragen.
Dit werkt voor de programma's die we koppelen, en alleen met de rechten die u instelt. Het gesprek hiernaast is fictief.
Drie vragen van klanten, waarvan één dringend: Klant B wil de levering naar donderdag verzetten. Twee facturen wachten op uw goedkeuring.
Dinsdag om 10 uur of woensdag om 14 uur zijn vrij. Zal ik een uitnodiging klaarzetten?
| Klant | 2025 | 2026 | Verschil |
|---|---|---|---|
| Klant A | € 18.400 | € 9.150 | −50% |
| Klant B | € 31.200 | € 22.700 | −27% |
| Klant C | € 7.900 | € 6.100 | −23% |
Samen € 19.550 minder. Klant A bestelt sinds mei niet meer. Zal ik hun laatste contactpersoon opzoeken?
Waar ik u mee help
We beginnen bij hoe u nu werkt. De oplossing hoeft niet altijd AI te zijn, maar AI helpt wel om ze sneller te bouwen.
“Elke week typen we dezelfde dingen opnieuw.”
Terugkerend werk automatiseren
Mails, werkbonnen, rapporten, herinneringen: wat elke week op dezelfde manier gebeurt, kan vaak vanzelf lopen. U keurt goed waar dat nodig is.
Bijvoorbeeld: herinneringen voor vervallen facturen die klaarstaan om te versturen.
“Onze programma's praten niet met elkaar.”
Bestaande programma's verbinden
Gegevens die nu van het ene programma in het andere worden overgetypt, gaan voortaan vanzelf over. U blijft werken met wat u kent.
Bijvoorbeeld: een goedgekeurde offerte die vanzelf een project en een planning wordt.
“Ik weet dat het ergens staat, maar waar?”
Een assistent die uw bedrijf kent
Eén plek om vragen te stellen over uw mails, documenten, agenda en cijfers, zoals in het voorbeeld hierboven.
Bijvoorbeeld: welke offertes staan langer dan tien dagen open?
“We hebben een AI-abonnement, maar niemand gebruikt het echt.”
Uw team op weg helpen
Uw team leert werken met wat gebouwd is, aan de hand van de eigen taken, met een korte opleiding erbij.
Bijvoorbeeld: een uur met het hele team, met de eigen mails en documenten als oefenmateriaal.
U houdt de touwtjes in handen
Niets gebeurt buiten u om. Dit zijn de afspraken die altijd gelden.
- U beslist wat er magLezen, sorteren, samenvatten en klaarzetten mag vanzelf. Versturen, wijzigen of verwijderen gebeurt pas na uw akkoord. Toegang tot gegevens is standaard alleen-lezen en beperkt tot wat nodig is.
- Niet om AI te trainen, zoveel mogelijk in EuropaIk kies overal de instelling waarbij uw gegevens niet gebruikt worden om AI-modellen te trainen. Waar een dienst het toelaat, worden uw gegevens in Europa opgeslagen. Waar dat niet kan, zeg ik het vooraf.
- Alleen wat nodig isAI krijgt alleen de gegevens die het voor een taak nodig heeft. Namen, mailadressen en telefoonnummers laat ik weg waar ze niet nodig zijn.
- Van uAlles wat gebouwd wordt, staat op uw naam: accounts, code en documentatie. Ook als de samenwerking ooit stopt.
Ervaring
In Microsoft 365, Google Workspace en de programma's die u al gebruikt.
Zo beginnen we
- KennismakingTwintig minuten, gratis en vrijblijvend. U vertelt waar de uren naartoe gaan en hoort meteen of automatiseren zin heeft.
- Scan van uw bedrijfsvoeringEen halve dag lopen we samen door de werking van uw bedrijf. Binnen de week krijgt u drie concrete voorstellen. Wat erin zit, ziet u hiernaast.
- Aan de slagWe starten met het voorstel dat het snelst resultaat geeft, aan een vaste prijs die vooraf vastligt.
- OpvolgingWilt u dat het blijft draaien, wordt bijgestuurd en mee evolueert, dan kan dat met een vast bedrag per maand. U hoort dan ook wat er nieuw is en ertoe doet voor uw bedrijf.
Wat u krijgt met de scan
€450 excl. btw, verrekend als u daarna een project start
- Een halve dag samen door de werking van uw bedrijf
- Een overzicht van de taken die elke week terugkomen en hoeveel tijd ze vragen
- Binnen de week drie concrete voorstellen, elk met een inschatting van de tijd of het geld dat het oplevert
- Een volgorde: waar u het snelst resultaat ziet
| Taak en voorstel | Nu per week | Winst | |
|---|---|---|---|
| 1 | Werkbonnen uittypen Spraakbericht wordt werkbon | 6 u | ± 4 u |
| 2 | Mails op info@ sorteren Labelen en doorsturen | 4 u | ± 3 u |
| 3 | Offertes opvolgen Herinnering na zeven dagen | 3 u | ± 2 u |
Wat ondernemers vaak vragen
Wat kost het?
De kennismaking is gratis. De scan van uw bedrijfsvoering kost €450 excl. btw en wordt verrekend als u daarna een project start. Elk project krijgt een vaste prijs die vooraf vastligt.
Hoe lang duurt het voor er iets draait?
Dat hangt af van wat we bouwen. Voor we aan een project beginnen, spreken we de prijs en de planning samen af.
Werkt het met de programma's die wij gebruiken?
Vaak wel: veel boekhoud-, planning- en klantenpakketten laten een koppeling toe. Ik bekijk het tijdens de scan, voor u iets investeert. Kan het niet, dan zeg ik dat.
Wat als het niet werkt zoals verwacht?
We beginnen klein, met één taak. Zo ziet u snel of het werkt, en sturen we bij voor er meer gebouwd wordt.
Moeten wij er technisch voor zijn?
Nee. U gebruikt het vanuit uw mailbox, uw agenda of de programma's die u al kent. Ik toon uw team hoe het werkt, met hun eigen taken.
Is AI altijd de oplossing?
Nee. Soms volstaat een eenvoudige automatisatie of een andere afspraak. Dan zeg ik dat ook.
Vertel me waar het bij u wringt
Plan een kennismaking van twintig minuten, gratis. U vertelt waar de tijd naartoe gaat, ik zeg of automatiseren zin heeft en wat een eerste stap kan zijn. Ik kom ook graag langs als uw bedrijf in de buurt van Antwerpen ligt.
Wie er achter zit
Faber Huyse, uit Antwerpen. Overdag bouw ik bij een Belgisch databureau automatisaties en AI-toepassingen.
Met Octi breng ik dezelfde aanpak naar kmo's die er nood aan hebben, maar de tijd er niet voor vinden. U werkt rechtstreeks met mij.